La plataforma por dentro
Todo lo que BioMantenimiento hace por tu operación
Del inventario de equipos a la factura del cliente, sin cambiar de sistema ni volver a escribir el mismo dato.
Asistente con IA
Consulta la información de tu operación con IA
El asistente responde preguntas en lenguaje natural sobre tus equipos, mantenimientos y visitas con la información disponible en el sistema.
- Pregunta como hablas
- "¿Qué preventivos vencen esta semana?" o "¿cuántos mantenimientos cerró cada técnico en septiembre?". La respuesta llega redactada y con la tabla de respaldo, lista para copiar o descargar.
- Solo ve lo que te corresponde
- Cada respuesta se filtra con los permisos del usuario que pregunta. La IA nunca decide qué datos puede ver cada persona.
- Con la voz
- Dicta la pregunta desde el celular y escucha la respuesta, sin soltar la herramienta.
- Aprende de lo que más se pregunta
- Las preguntas frecuentes quedan guardadas y se responden al instante la próxima vez.
Guía del sistema con IA
Consulta el manual del sistema con ayuda de IA
Consulta la guía de cada pantalla. El asistente responde tus preguntas con información del manual e indica los artículos utilizados.
- Respuestas con fuente
- La IA responde con información del manual y muestra los artículos utilizados.
- Búsqueda que entiende
- Encuentra el artículo aunque la consulta tenga errores o utilice otros términos.
- Contenido según el perfil de usuario
- Administradores, técnicos, clientes y personal de bodega consultan las guías de las pantallas que utilizan. También pueden descargarlas en PDF.
Inventario de equipos
Todo tu inventario de equipos, con la hoja de vida al día
Cada equipo queda registrado con su sede, área, ficha técnica e historial en un solo inventario.
- Organizado como tu empresa
- Organiza los equipos por empresa, sede, área y tipo. Filtra el cronograma y los informes según esa estructura.
- Carga masiva desde Excel
- Sube cientos de equipos de una sola vez en lugar de crearlos uno por uno.
- Código QR en cada equipo
- El técnico escanea el código QR para consultar la ficha, el historial y los mantenimientos desde el celular.
- Anexos, accesorios y traslados
- Adjunta manuales y certificados, registra los accesorios y conserva el historial cuando el equipo cambia de sede.
Mantenimientos
Seis tipos de mantenimiento en un mismo sistema
Preventivo, correctivo, diagnóstico, garantía, instalación y baja. Cada uno con la información que realmente se debe registrar.
- El formulario se ajusta al equipo
- Cada formulario muestra los datos que corresponden al equipo, como presiones y amperaje para un aire acondicionado u horas de uso para una máquina industrial.
- Listas de verificación y protocolos precargados
- Configura la rutina para cada tipo de equipo y el técnico la tendrá disponible en cada visita.
- Repuestos, fotos y firma en sitio
- Registra los repuestos utilizados desde el inventario, adjunta fotos al informe y solicita la firma del cliente desde el celular.
- Mediciones con equipo patrón
- Registra cada medición, el instrumento utilizado y la desviación del equipo, junto con el certificado de calibración.
Cronograma y alertas
Mantente al tanto de cada vencimiento
Programa los mantenimientos del año y recibe avisos sobre las próximas fechas y las tareas vencidas.
- Cronograma por sede y por área
- Programa las visitas en cada sede y área, y consulta de un vistazo lo pendiente del mes.
- Alertas por fecha y por uso
- El sistema avisa cuando se acerca la fecha programada o se alcanza el límite de horas de operación, y señala los mantenimientos preventivos pendientes.
- Visitas firmadas por el cliente
- El cliente puede firmar una visita o varias. La firma queda registrada como constancia de atención.
Informes e indicadores
Genera informes mientras registras el mantenimiento
Al completar el registro, el sistema prepara el informe en PDF para el cliente.
- Descarga uno o varios informes en PDF
- Descarga el informe de una visita o reúne los informes de toda una sede.
- Formatos a la medida del cliente
- Configura un formato de informe para cada cliente sin cambiar los formatos de los demás.
- Tablero de control al entrar
- Consulta gráficos de mantenimientos realizados, equipos atendidos y porcentaje de cumplimiento.
Repuestos y compras
La bodega conectada al mantenimiento
Descuenta del inventario los repuestos utilizados y solicita los que hagan falta desde el sistema.
- Entradas, salidas y stock mínimo
- Cada movimiento queda registrado con su responsable, y el sistema avisa cuando un repuesto llega al mínimo.
- Requisiciones y órdenes de compra
- El técnico pide lo que necesita, compras lo aprueba y se convierte en una orden formal al proveedor.
- Proveedores y centros de costo
- Identifica el proveedor de cada compra y el centro de costo al que se asigna el gasto.
Facturación
Del mantenimiento hecho a la factura cobrada
Usa la información del mantenimiento registrado para preparar la factura, sin volver a ingresar los mismos datos.
- Catálogo de servicios con precio
- Define los servicios y las tarifas de cada cliente; la factura se elabora a partir de ese catálogo.
- Mantenimientos y repuestos en la cuenta
- Incluye en la factura el trabajo ejecutado y los repuestos instalados, sin digitarlos de nuevo.
- Factura en PDF con tus datos
- Sale con tu logo, tu NIT y tus datos, lista para enviar al cliente.
Portal del cliente
Tus clientes consultan su información cuando la necesitan
Cada cliente puede consultar y descargar sus informes desde el portal.
- Cada usuario ve solo sus sedes
- Asigna a cada usuario las sedes que puede consultar.
- Consulta y descarga desde el portal
- Equipos, historial, documentos e informes disponibles a cualquier hora, desde el celular o el computador.
- Firma electrónica del cliente
- Aprueba mantenimientos y visitas desde la plataforma. La firma se guarda en el documento.
- Un perfil para cada usuario
- Administradores, técnicos, personal de bodega y clientes acceden únicamente a las funciones correspondientes a su perfil.
Solicitudes de soporte
Cada falla queda asignada y con fecha de seguimiento
El cliente registra la falla en la plataforma. El equipo la asigna, la atiende y la cierra dejando constancia.
- El cliente registra la falla desde su portal
- Indica la falla y el equipo correspondiente para mantener toda la información en un solo lugar.
- Con responsable y estado visible
- Cada solicitud tiene una persona responsable y un estado visible para facilitar su seguimiento.
- Historial de cada caso
- Queda registrado qué se reportó, quién lo atendió y cómo se resolvió, disponible cuando lo necesites.
- Avisos dentro del sistema
- Tu equipo recibe avisos sobre las nuevas solicitudes y cada cambio de estado.
Documentos y cumplimiento
Toda la documentación lista para una auditoría
La plataforma guarda cada documento en su lugar, con su fecha y su responsable, listo para descargar cuando te lo pidan.
- Documentos por tipo de equipo
- Fichas de manejo, registros sanitarios y protocolos de limpieza, guardados donde corresponde.
- Actas de tecnovigilancia
- Las actas de acompañamiento quedan registradas con su documento de soporte.
- Capacitaciones con soporte
- Registra cada capacitación con su fecha, sus participantes y el listado de asistencia adjunto.
- Hojas de vida del personal
- Los documentos de los técnicos que atienden a cada cliente, disponibles cuando se soliciten.
A tu medida
Configurado para las necesidades de tu empresa
Adapta los campos y formularios del sistema a la forma de trabajo de tu equipo.
- Define los campos que necesitas
- Define qué datos se solicitan para cada equipo, mantenimiento y repuesto. Si tu operación requiere uno nuevo, se agrega.
- Tus propias listas de verificación
- Configura las listas de revisión de tu empresa para que el personal técnico las siga en cada visita.
- El sistema habla tu idioma
- Ajusta los nombres de los campos para que coincidan con los términos que utiliza tu empresa.
- Manual integrado y buscador
- Consulta la guía de cada pantalla con el buscador integrado o descárgala en PDF para apoyar la capacitación del equipo.
Y además
Otras herramientas incluidas
- Notificaciones
- Recibe avisos dentro del sistema sobre las tareas y novedades asignadas.
- Tus datos en los documentos
- Logo, NIT y datos de contacto salen en cada informe y cada factura.
- Registro de accesos
- Queda constancia de quién entró, cuándo y desde dónde.
- Equipos patrón calibrados
- Los instrumentos con los que mides, con su certificado y su fecha de vencimiento.
- Disponible en celulares y tabletas
- El personal técnico registra el mantenimiento en el sitio y el informe queda disponible en la plataforma.
Dudas frecuentes
Preguntas sobre las funcionalidades
Lo que más nos preguntan las empresas antes de empezar a usar la plataforma.
Un software CMMS centraliza el inventario de equipos, programa los mantenimientos preventivos, registra los correctivos y guarda la evidencia de cada intervención. BioMantenimiento lo hace en la nube, con hoja de vida y código QR por equipo, app Android para técnicos e informes PDF firmados.
Preventivo, correctivo, diagnóstico, garantía, instalación y baja. Cada tipo tiene sus propios campos y su lista de verificación según el equipo.
Sí. Desde la app Android escanean el código QR del equipo, diligencian la lista de verificación, toman fotografías, registran repuestos y obtienen la firma del cliente en el celular.
Sí. Puedes definir los campos de equipos, mantenimientos y repuestos, configurar tus listas de verificación y ajustar los nombres a los términos de tu empresa.
Sí. Cada cliente tiene su propio acceso al portal, donde consulta sus equipos y su historial, descarga los informes en PDF y firma los mantenimientos.
¿Quieres verlo funcionando con tus equipos?
Agenda una demostración y conoce la plataforma con un ejemplo similar al de tu empresa.